Die Kommunikation der Stadt Bietigheim-Bissingen wird zentral über das Presseamt gesteuert. Die Stadtverwaltung informiert die Bürgerschaft umfangreich und zeitnah über relevante Neuigkeiten der Stadtverwaltung. Dabei sollen die unterschiedlichen Kommunikationsmittel Berücksichtigung finden, die die Bevölkerung wählt, um sich zu informieren.

Die Stadt Bietigheim-Bissingen ist in Facebook, Instagram, YouTube und auf Twitter vertreten. Darüber hinaus ist die Otto-Rombach-Bücherei, das Stadtmuseum Hornmoldhaus und das 3B-Tourismusteam auf Facebook und Instagram, sowie die Musikschule im Schloss in Facebook aktiv. Die Städtische Galerie veröffentlicht regeläßig Beiträge in Instagram. Das Kulturamt (Treffpunkt Kultur) präsentiert sich in Facebook und auf YouTube. Wöchentlich erscheint ein Newsletter der Stadt.

Die Stadt verfolgt mit der Nutzung der Kanäle das Ziel, Zielgruppen zu informieren, die über die klassischen Kommunikationskanäle, wie Pressemitteilungen (Zeitung) oder über die Website nicht bzw. nur noch schwer erreichbar sind. Die breite Orientierung soll bewirken, dass möglichst viele Bürgerinnen und Bürger erreicht werden und das möglichst auf dem Kommunikationsweg, den jede/r Bürger/-in für sich wählt. Neben der klassischen Verbreitung von Informationen dienen die aktiven Kanäle bei Schadens- oder Gefahrenlagen dazu, die Bürgerschaft schnell mit wichtigen Informationen zu versorgen und gfls. zu warnen aber auch entstehenden Spekulationen zeitnah entgegen zu wirken. Regelmäßige Videoansprachen des Oberbürgermeisters sollen Vertrauen in der Bürgerschaft erzeugen. Die einfache und praktikable Handhabe der Kanäle soll der Bürgerschaft einen einfachen und unkomlizierten Zugang der Stadtverwaltung ermöglichen. Durch die sozialen Medien bzw. die digitalen Kontakt-/ Austauschmöglichkeiten sollen die klassischen Kommunikationskanäle nicht vernachlässigt werden, sondern ergänzt werden.

Auf Facebook, Instagram und Twitter erscheinen mehrfach wöchentlich Informationen zum Stadtgeschehen. In Facebook und Instagram werden Postings gfls. erweitert um sogenannte Storys. In YouTube werden Videos nach Bedarf hochgeladen.

Die unterschiedlichen Kanäle erreichen unterschiedliche Zielgruppen. In Facebook sind vor allem junge Erwachsene ab 25 Jahren bis etwa 65 Jahren aktiv. Instagram und YouTube erreicht eher die junge Zielgruppe bis 45 Jahre. Twitter erreicht vorwiegend Journalisten und Personen, die sich aktiv um Informationen ihres Interesses bemühen. Altersspezifische Daten werden nicht erhoben.

Der Newsletter ist ein Angebot der Stadt, stadtrelevante Themen digital zu erhalten. Im Gegensatz zu den dialogfähigen Medien Facebook, Instagram und Twitter dient der Newsletter dazu, Informationen zur Verfügung zu stellen, die in der Regel einmal wöchentlich (Ausnahme: Krisenkommunikation in Gefahren- oder Schadenslagen) versendet werden.

Alle aufgeführten Kanäle werden aktiv betreut und täglich überwacht. Kommentare und private Nachrichten werden zeitnah (soweit möglich innerhalb weniger Stunden) beantwortet. Beleidigende, rassistische, pornographische und gewaltverherrlichende Beiträge werden bereits durch Filter beblockt und gfls. unverzüglich gelöscht. Hierfür verantwortlich ist das Presseamt der Stadt Bietigheim-Bissingen. Die verantwortlichen Mitarbeiter/innen verfügen über Zugangsdaten zu allen Kanälen und haben vollumfängliche Bearbeitungsrechte sowie entsprechende Endgeräte, die eine Kontrolle auch unabhängig vom PC-Arbeitsplatz erlauben. Die Veröffentlichung erfolgt nach einem vorab festgelegten Redaktionsplan sowie durch Meldungen zum aktuellen Geschehen.

Mit der Nutzung der sozialen Medien wird die klassische Öffentlichkeitsarbeit nicht eingeschränkt. Informationen, die über die sozialen Kanäle verfügbar sind, werden grundsätzlich auch über die Website und den Newsletter verfügbar gemacht sowie über Pressemitteilungen oder direkte Informationen in Pressegesprächen den Print- und Funkmedien zur Verfügung gestellt. Der Versand von Pressemitteilungen erfolgt in der Regel ebenfalls einmal wöchentlich, ansonsten je nach Relevanz, Anlass und Aktualität. Bei Bedarf werden Informationen ebenfalls in gedruckten, kostenfrei erhältlichen Broschüren zur Verfügung gestellt. Die Bürgerschaft hat die Möglichkeit die Stadtverwaltung telefonisch, per Mail, Apps oder Brief sowie persönlich zu kontaktieren. Der Zugang zu kostenfreiem Internet wird in der städtischen Bücherei gewährt. Regelmäßig finden öffentliche Bürgergespräche in den Stadtteilen mit dem Oberbürgermeister, der Stadtverwaltung und Gemeinderäten statt. In regelmäßig stattfindenden Bürgersprechstunden hat die Bürgerschaft die Möglichkeit, ihre Anliegen dem Oberbürgermeister persönlich vorzutragen.

Das Newslettersystem der Stadt Bietigheim ist selbst gehostet. Die zugrunde liegende Software nennt sich PHPList. Sie arbeitet mittels Double Optin. Der Nutzer muss sich aktiv für den Newsletter anmelden. Hierzu benötigt der Nutzer eine aktive E-Mail Adresse, die er im Anmeldesystem eingibt. Weitere Daten, wie die Anrede, ein Titel und der Name sind optional. Altersspezifische Daten werden nicht erhoben. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Nutzer eine E-Mail in der die Anmeldung zum Newsletter bestätigt werden muss. Die E-Mail Adresse wird ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet. Eine Abmeldung vom System ist jederzeit möglich.

Die Nutzung von Social Media Kanälen bietet der Stadt Bietigheim die kostengünstige Chance der Verbreitung und zeitnahen Aktualisierung von Angeboten und Informationen für Bürger und Besucher. Durch das „liken“, „teilen“ und „kommentieren“ der Beiträge werden Inhalte weiterverbreitet und die Reichweite der Information nochmals deutlich erhöht.

Die Kommunikation über Social Media unterliegt dabei den allgemeinen Risiken der Nutzung dieser Kanäle. Facebook klärt auf seiner Website die Nutzer über die Verwendung von personenbezogener Daten auf (https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing).

Die Stadt Bietigheim-Bissingen sieht keine erhöhten Risiken bei der Nutzung bzw. dem Abonnieren der städtischen Accounts. Es gibt allerdings ein grundsätzliches Risiko beim Nutzen der verschiedenen Social Media Kanäle, da der Nutzer Daten preisgibt, die vom Anbieter genutzt werden können. Grundsätzlich besteht beim Nutzen von Diensten im Internet die Möglichkeit, dass Nutzerkontos gehackt werden, die weitreichende Folgen haben können. Daher ist es u.a. wichtig ein Passwort zu verwenden, dass keine logische Reihenfolge aufweist und keinen direkten Bezug zum Nutzer herstellen lässt, wie z.B. das Geburtsdatum. Nutzer sollten mit ihren Daten verantwortungsvoll umgehen.

Insofern in Beiträgen ein Bezug zu anderen Nutzern hergestellt wird, wird lediglich der Nutzungsname zur Kommentierung aufgegriffen.  Zur Minimierung von Risiken erfolgt eine ständige Kontrolle der bestehenden Accounts inklusive geposteten Inhalten und Kommentaren. Beteiligte Mitarbeiter werden im Abwesenheitsfall vertreten.

In den sozialen Kanälen sowie auf der städtischen Webseite kann die Datenschutzrichtlinie nachgelesen werden. Sie umfasst nicht nur die Hinweise zum Datenschutz bei Nutzung der städtischen Webseite, sondern enthält auch Hinweise zum Datenschutz bei Nutzung des Newsletterangebots bzw. der Kanäle Facebook, Instagram und Twitter. Die DS-Richtlinie ist von der Startseite über max. 2 Schritte zu finden.

In der gesamten oben beschriebenen Kommunikationsstruktur der Stadt werden die Rechte der Nutzer nach Art. 15 ff der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gewahrt.  Die Datenschutzrichtlinie der Stadt wird regelmäßig überarbeitet und bei Bedarf aktualisiert.
https://www.bietigheim-bissingen.de/deutsch/datenschutzerklaerung/ Die Kanäle der Stadt sind, insofern möglich, von Facebook, Instagram und Twitter verifiziert. Über die Angaben zum Profil sind Informationen zum Telemediengesetz und zum Impressum einsehbar. Die Kontaktdaten sind hinterlegt.

Das vorliegende Konzept wird regelmäßig überprüft und gfls. angepasst.